Warum ist Tourenplanung im Außendienst so entscheidend?

Außendienstmitarbeiter stehen immer im gleichen Spagat: zu viele Kunden, zu wenig Zeit. Wer ohne klare Struktur fährt, verliert Stunden auf der Straße – und verpasst genau die Gespräche, die Umsatz bringen.

Effiziente Tourenplanung löst genau dieses Problem. Sie schafft Ordnung im Alltag, senkt die Belastung und sorgt dafür, dass Besuche dort stattfinden, wo sie wirklich Wirkung zeigen.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Fahrzeiten und Kosten sinken – weniger Umwege, weniger Sprit.
• Mehr Kundenkontakte pro Tag – weil weniger Zeit im Auto verloren geht.
• Weniger Doppelbesuche oder Lücken – klare Übersicht verhindert Leerlauf.
• Bessere Steuerung durch den Vertrieb – Manager sehen, wo Zeit und Umsatz entstehen.

Tourenplanung ist damit kein „nice to have“, sondern ein Hebel für Produktivität und Kundenbindung.

Wie hat sich Tourenplanung verändert?

Früher lief Tourenplanung oft nach festen Mustern: Kreismethoden, Hauptstraßenverfahren oder einfach per Straßenkarte. Das half zwar, Umwege zu vermeiden, aber es übersah ein entscheidendes Problem: Nicht alle Kunden sind gleich wichtig.

Viele fahren bis heute nach Bauchgefühl:

• „Wo war ich am längsten nicht mehr?“
• „Wo der Kaffee am besten schmeckt.“

Charmant, aber ineffizient.

Heute setzen erfolgreiche Vertriebe auf zwei Ebenen:

ABC-Segmentierung

1. A-Kunden: Schlüsselkunden mit hohem Umsatzanteil → regelmäßige, enge Betreuung
2. B-Kunden: solides Potenzial → geplante Besuche in längeren Abständen
3. C-Kunden: geringe Bedeutung → digitale Kontakte oder seltene Besuche

Datengetriebene Priorisierung

‍Segmentierung alleine reicht nicht aus. Ein C-Kunde kann morgen ein hohes Potenzial entwickeln – oder ein A-Kunde plötzlich abwanderungsgefährdet sein.
Moderne Systeme erkennen solche Muster automatisch und schlagen Besuche vor, wo die größte Wirkung entsteht.

Warum Routenplanung alleine nicht genug ist

Die klassische ABC-Segmentierung hilft, Kunden nach Wichtigkeit zu ordnen – A-Kunden eng betreuen, B-Kunden in Intervallen, C-Kunden eher selten. Damit lässt sich schon viel Struktur schaffen.

Doch selbst die beste Segmentierung löst nicht das Grundproblem: Wenn ich falsche Kunden auf die Route setze, bringt mir auch die perfekte Strecke nichts.

So läuft es in der Praxis oft:

• Außendienstler fahren nach Bauchgefühl – „wo sie schon lange nicht waren“ oder „wo der Kaffee am besten schmeckt“.
• Kunden werden nach Nähe, nicht nach Umsatzpotenzial priorisiert.
• A-, B- und C-Kunden rutschen trotzdem durcheinander auf die Tourenliste.

Das Ergebnis: Die Route ist zwar effizient, aber der Umsatz stagniert.

Die entscheidende Frage ist: Wie entscheide ich, welche Kunden überhaupt in der Tourenplanung berücksichtigt werden? Statt Gebiete einfach abzufahren, weil sie lange nicht mehr abgedeckt wurden, gibt es weitaus beesere Alternativen..

Statt nur starrer Segmentierung braucht es dynamische Priorisierung. Mit Revenue Intelligence aus ERP- und CRM-Daten erkennen moderne Tools automatisch:

• Welche Kunden gerade ein hohes Upsell-Potenzial haben.
• Wo Kaufmuster auf drohende Abwanderung hinweisen.
• Welche Accounts sofortige Aufmerksamkeit verdienen – auch wenn sie bisher als „C-Kunden“ galten.

Routenoptimierung spart nur dann wirklich Geld und Zeit, wenn vorher klar ist, welche Kunden überhaupt auf die Route gehören. Wer lediglich Kilometer optimiert, optimiert am falschen Ende. Umsatzsteigerung beginnt mit smarter Kundenauswahl – und erst danach kommt die eigentliche Routenplanung ins Spiel.

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Welche Tools helfen bei der Tourenplanung im Außendienst?

Die Auswahl an Software ist groß – von kostenlosen Online-Tools bis zu professionellen Außendienstlösungen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Anbieter, die in Deutschland häufig im Einsatz sind:

portatour® – die Profi-Lösung für Außendienstteams

Portatour gilt als einer der bekanntesten Spezialisten für Tourenplanung im Vertrieb.

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• Stärken:
  • Automatische Tages- und Wochenplanung basierend auf Kundendaten.
  • Direkte Integration in CRM-Systeme wie Salesforce oder Microsoft Dynamics.
  • Berücksichtigt Besuchsfrequenzen, Zeitfenster und Kundenprioritäten.
• Für wen geeignet: Unternehmen mit größeren Außendienstteams, die eine enge CRM-Anbindung brauchen.

Badger Maps – der internationale Klassiker

Badger Maps ist besonders in den USA stark verbreitet, wird aber auch in Europa genutzt. Der Fokus liegt klar auf dem Vertrieb im Außendienst.

• Stärken:
  • Visualisiert Kundenstandorte direkt auf einer Karte.
  • Optimiert tägliche Routen und spart laut Kunden bis zu 25 % Fahrzeit.
  • Mobile App für iOS und Android, sehr nutzerfreundlich.
• Für wen geeignet: Vertriebs- und Serviceteams, die viel unterwegs sind und ihre Gebiete effizienter strukturieren wollen.

Google Maps – der kostenlose Einstieg

Google Maps ist kein klassisches Tourenplanungs-Tool, wird aber von vielen Außendienstlern genutzt.

• Stärken:
  • Kostenlos und einfach verfügbar.
  • Gut geeignet für kleine Teams oder Einzelpersonen.
  • Einfache Mehrfachziel-Routen möglich.
• Schwächen:
  • Limitiert bei der Anzahl an Zwischenstopps (derzeit max. 10 pro Route).
  • Keine direkte Kundenpriorisierung oder CRM-Integration.
• Für wen geeignet: Freiberufler oder kleine Teams, die keine komplexe Software benötigen.

Weitere interessante Anbieter

• RouteXL – Online-Routenplaner mit kostenlosem Einstieg (bis 20 Adressen). Gut für Servicefahrten oder Lieferungen.
• MapTrip – eher im Logistikbereich verbreitet, bietet aber auch Schnittstellen für den Außendienst.
• Tourenplaner Apps (z. B. für Handwerker und Servicetechniker) – oft branchenspezifisch und auf Einsatzplanung zugeschnitten.

Acto - Vor der Tourenplanung die wichtigsten Kunden identifizieren

Acto ist kein Tool zur Planung von Vertriebsrouten. Stattdessen setzt es einen Schritt vorher an - bei der Kundenpriorisierung.

Unsere Umsatzintelligenz deckt Potenziale aus CRM und ERP Daten auf - und schlägt dann die Kunden (und Produkte) vor, die den meisten Zusatzumsatz versprechen.

Und zwar direkt in Outlook, CRM - oder mobil.

Das Ergebnis: Messbar mehr Umsatz in Großhandel und Fertigung.

Tourenplanung im Außendienst mit Excel – funktioniert das?

Viele Vertriebe starten mit Excel-Tabellen: Kundenadressen werden gelistet, Besuchsdaten eingetragen und manuell in Google Maps übertragen. Für die ersten Schritte ist das machbar – aber:

• Ab mehr als 20 Kunden pro Woche wird es schnell unübersichtlich
• Änderungen (Absagen, neue Kunden) lassen sich kaum dynamisch einbauen
• Fahrzeiten und -kilometer müssen manuell geschätzt werden

Fazit

Tourenplanung im Außendienst bedeutet: weniger Kilometer, mehr Umsatz.
Der Schlüssel liegt nicht nur in Software, sondern in der richtigen Reihenfolge:

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Zuerst verstehen, welche Kunden wichtig sind – dann die Routen optimieren.

Mit klarer Struktur, den richtigen Tools und einem Blick auf Daten statt Bauchgefühl wird Tourenplanung vom Zeitfresser zum Wettbewerbsvorteil.

Mit Actos KI-Außendienstsoftware besucht Dein Vertrieb immer die wichtigsten Kunden und verkauft messbar gezielter.

FAQ: Häufige Fragen zur Tourenplanung im Außendienst

Welche kostenlosen Tools gibt es?

‍Google Maps oder RouteXL sind ein Start. Für größere Anforderungen braucht es Software wie portatour oder Badger Maps.

Wie sieht es mit Datenschutz aus?

‍GPS-Tracking von Mitarbeitern darf nur im Rahmen der DSGVO erfolgen. Wichtig sind Transparenz, klare Betriebsvereinbarungen und Zweckbindung.

Kann man Tourenplanung mit Excel machen?

‍Ja, für den Einstieg kann das funktionieren.

Wohin entwickelt sich Tourenplanung?

‍Künftig wird KI stärker eingebunden: Systeme erkennen automatisch Umsatzpotenzial und Abwanderungsrisiken – und schlagen Routen danach vor.

Welche Methoden und Tools gibt es?

Es gibt viele Ansätze, die sich im Alltag bewährt haben.

Klassische Methoden:

• Kreismethode: Kundenbesuche werden in „Kreisen“ rund um den Startpunkt geplant.
• Hauptstraßenverfahren: Planung entlang von Autobahnen oder Hauptstraßen.
• Sprungverfahren: Gebiet in Segmente aufteilen, um Umwege zu reduzieren.

Digitale Tools:

• Google Maps oder Excel – für einfache, manuelle Planung mit mehreren Stopps.
• Spezialisierte Tourenplanungssoftware – automatische Optimierung von Routen, Echtzeit-Anpassungen bei Verkehr oder Terminänderungen, mobile Apps für unterwegs.
• Kombination mit ERP/CRM – Integration ermöglicht, dass Kundendaten direkt in die Planung einfließen.