Was ist Voice-to-CRM?

‍Voice-to-CRM ist die Fähigkeit, dein CRM per Spracheingabe zu aktualisieren.

Anstatt Notizen einzutippen, Formulare auszufüllen oder zwischen Bildschirmen zu navigieren, sprichst du einfach. Moderne Tools nutzen KI-Spracherkennung und Natural Language Processing (NLP), um deine Worte in strukturierte Daten zu verwandeln, die automatisch in den richtigen CRM-Feldern landen.

Das bedeutet konkret:

• Besprechungsnotizen diktieren direkt nach einem Anruf.
• Opportunity-Phasen aktualisieren, während du noch auf dem Parkplatz bist.
• Folgeaufgaben erstellen unterwegs, ohne den Laptop aufklappen zu müssen.

Betrachte es als die Vertriebsversion von "Voice-to-Text" – speziell für dein CRM entwickelt.

Warum Voice-to-CRM entscheidend ist

Die manuelle CRM-Eingabe gehört zu den unbeliebtesten Aufgaben eines Vertriebsmitarbeiters. Vertriebler verbringen bis zu 75 % ihrer Zeit mit Aufgaben, die nichts mit dem eigentlichen Verkauf zu tun haben, und das manuelle Notieren macht einen großen Teil davon aus. Kein Wunder – der Außendienst ist ständig unterwegs und verbringt die meiste Zeit am Steuer.

Schlechte CRM-Datenqualität führt zu unvollständigen Aufzeichnungen, fehlenden Informationen über vielversprechende Deals und verpassten Chancen.

Voice-to-CRM ändert das, indem es:

• Zeit spart: Sprechen ist dreimal schneller als Tippen.
• Bessere Daten erfasst: Echtzeit-Notizen sind aktueller und genauer als die Gedächtnisprotokolle am Ende des Tages.
• Die Akzeptanz verbessert: Je weniger mühsam die CRM-Pflege ist, desto mehr nutzen Vertriebler es tatsächlich.

Statt einer lästigen Pflicht werden CRM-Updates zu etwas, das Vertriebler ganz natürlich erledigen können – selbst wenn sie zum nächsten Meeting fahren.

So startest Du kostenlos: Die Sprachnotiz

Du benötigst keine teure Software, um mit Sprachnotizen zu starten.

Nutze die Sprachmemo-App deines Telefons, um direkt nach einem Meeting schnelle Notizen aufzuzeichnen. Danach kannst du entweder:

• Das Transkript am Ende des Tages manuell in dein CRM übertragen.
• Oder ein kostenloses Transkriptions-Tool (Google Recorder, Otters kostenlose Version, sogar WhatsApp-Sprachnotizen) nutzen, um Sprache in Text zu verwandeln, den du ins CRM kopieren kannst.

Dieser schnelle Hack ist zwar nicht vollständig automatisiert, aber immer noch schneller als Tippen und verhindert, dass wichtige Details verloren gehen.

Der Haken an diesem Quick Hack: Du musst immer noch manuelle Schritte durchführen. Und Voice-to-CRM-Tools wie Acto sind dafür da, das zu ändern.

Wo Du Voice-to-CRM nutzen kannst

Voice-to-CRM ist nicht auf ein einziges Tool beschränkt. Du kannst es nutzen:

• In deiner mobilen CRM-App: Viele Plattformen wie Salesforce und Dynamics unterstützen mittlerweile die native Spracheingabe.
• Mit KI-Meeting-Recap-Tools: Tools wie Acto fassen Gespräche automatisch zusammen und übertragen die strukturierten Daten ins CRM.
• Innerhalb von Outlook, Teams oder Zoom: Manche Integrationen erlauben es dir, Notizen und Aufgaben zu protokollieren, ohne die bereits geöffnete App verlassen zu müssen.

Der Punkt ist: Du musst deinen Workflow nicht ändern. Voice-to-CRM passt sich an, wo du bereits arbeitest.

Tipp: Acto's Außendienst-Software ermöglicht deinem Team, aktiv und in einem zweiseitigen Gespräch mit unserer Revenue Intelligence zu kommunizieren, während es unterwegs ist. Verlasse dein Meeting, steige ins Auto und rufe Acto an, um deine Notizen ins CRM zu übertragen und dich anschließend auf den nächsten Kunden vorzubereiten. Das alles, während du fährst.

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Praxisbeispiele: Was Du mit Voice-to-CRM erledigst

• Hier siehst du, wofür ein typischer Vertriebler es an einem einzigen Tag nutzen könnte:
  • Nach einem Meeting: Diktieren, was besprochen wurde, nächste Schritte protokollieren, Follow-up-Aufgaben festlegen.
  • Im Auto: Eine Opportunity in die nächste Phase verschieben, bevor du überhaupt wieder im Büro bist.
  • Am Abend: Eine schnelle Sprachnotiz festhalten, um eine wichtige Kundenerkenntnis nicht zu vergessen.
  • Unterwegs: Konto-Informationen per Sprache abrufen, freihändig.
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Das Ergebnis: schnellere, sauberere CRM-Daten. Und da die Daten in Echtzeit erfasst werden, erhalten Manager ein Live-Bild der Pipeline-Gesundheit – ohne das Chaos am Ende der Woche.

Fazit

CRM-Systeme sind nur so gut wie die Daten darin. Wenn Vertriebler Updates verzögern oder ganz auslassen, werden Entscheidungen auf Basis schlechter Informationen getroffen. Voice-to-CRM beseitigt die größte Barriere für gute Daten: das manuelle Tippen. Hole dir noch heute eine Demo von Acto's Außendienst- und Voice-to-CRM-Lösung.

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