KI-Vertriebsassistenten im Vergleich: 9 Tools nach Anwendungsfall

Aufgabe	Tools	Richtig für
Im CRM mitarbeiten	Microsoft Copilot for Sales, Salesforce Agentforce, HubSpot Breeze, Pipedrive AI, SAP Joule	Teams, die ihr CRM schon täglich nutzen
Außendienst vor und nach dem Besuch	Acto, snapADDY VisitReport	Teams mit vielen Kundenbesuchen und Besuchsberichten
Online-Meetings dokumentieren	tl;dv	Teams mit vielen Terminen in Teams, Zoom oder Meet
Neukunden finden	Apollo AI Assistant	Outbound-Teams im B2B, oft im Software-Vertrieb

Welcher KI-Vertriebsassistent nimmt meinem Team im Alltag wirklich Arbeit ab? Das hängt davon ab, welche Arbeit Sie loswerden wollen. Deshalb ist diese Liste nach Anwendungsfall sortiert. Vorweg: Acto ist selbst einer der neun Anbieter, die wir hier vergleichen.

Was ist ein KI-Vertriebsassistent?

Ein KI-Vertriebsassistent ist Software, die einem Verkäufer vor, während oder nach dem Kundenkontakt hilft, in dem System läuft, das er ohnehin benutzt, und ihm den nächsten Schritt vorschlägt. Er arbeitet dort mit, wo die Arbeit passiert: in Outlook, im CRM, auf dem Smartphone oder im Online-Meeting.

Die Tools dieser Liste erledigen im Kern eine von vier Aufgaben:

• Im CRM mitarbeiten: E-Mails entwerfen, Datensätze aktualisieren, Gespräche zusammenfassen und nächste Schritte vorschlagen
• Den Außendienst rund um den Besuch unterstützen: vorher klären, welcher Kunde dran ist, danach den Besuchsbericht erfassen
• Online-Meetings dokumentieren: das Gespräch aufzeichnen und Notizen und Aufgaben ins CRM schreiben
• Neukunden finden: Zielkonten recherchieren, Kontakte anreichern und Anschreiben entwerfen

Bewusst fehlen hier Analyse- und Prognoseplattformen, für die Sie ein eigenes Projekt, ein Data-Science-Team oder eigene Dashboards brauchen. Diese Kategorie haben wir unter Predictive-Sales-Software für den Großhandel getrennt verglichen.

Der Bedarf ist da. Im B2B-Marktmonitor 2026 von ECC KÖLN mit CGI und Intershop, einer Befragung von 250 Herstellern und Großhändlern, sehen 64 Prozent einen hohen Bedarf an KI-Agenten bei der Analyse von Kundenverhalten und der Ableitung von Maßnahmen, 67 Prozent bei der Integration von Systemen und Datenquellen. Im Alltag angekommen ist KI dort allerdings selten: Großhandel und Logistik kommen auf eine KI-Nutzungsquote von 24,1 Prozent, so der IW-Report „KI als Wettbewerbsfaktor“.

Jede Aufgabe hat ihren Moment, und im Gespräch selbst helfen fast nur die Meeting-Tools.

Welcher KI-Vertriebsassistent übernimmt welche Aufgabe?

Die neun Assistenten verteilen sich auf vier Aufgaben, und innerhalb jeder Aufgabe bestimmt das System, in dem Ihr Team arbeitet, das passende Tool. Die Tabelle zeigt für jedes Tool, wo es läuft, welche Daten es liest und was es bei Ihnen voraussetzt. Die Angaben stammen aus Anbieterseiten und ergänzenden Drittquellen, Stand November 2026.

Tool	Anwendungsfall	Arbeitet in	Liest diese Daten	Setzt voraus	Richtig, wenn …
Microsoft Copilot for Sales (heute Sales agent)	Im CRM mitarbeiten	Outlook, Teams	CRM-Daten, E-Mail, Kalender, Teams-Meetings	Microsoft-365-Copilot-Lizenz, Dynamics 365 Sales oder Salesforce	Ihr Team den Tag in Outlook und Teams verbringt
Salesforce Agentforce	Im CRM mitarbeiten	Salesforce	Salesforce-Objekte wie Leads, Accounts, Opportunities	Salesforce-Instanz mit gepflegten Daten	Sie viele eingehende Leads qualifizieren wollen
HubSpot Breeze	Im CRM mitarbeiten	HubSpot	HubSpot-CRM, Website-Aktivität, öffentliche Informationen	HubSpot als CRM	Ihr Team ohnehin den ganzen Tag in HubSpot arbeitet
Pipedrive AI	Im CRM mitarbeiten	Pipedrive	Deals, Aktivitäten, Kontakte in Pipedrive	Pipedrive als CRM, Sales Assistant als Beta	Ein kleines Team Hilfe bei Notizen und E-Mails sucht
SAP Joule	Im CRM mitarbeiten	SAP-Anwendungen, etwa SAP Sales Cloud	Daten und Berechtigungen des angemeldeten Nutzers	SAP-Landschaft mit einheitlich gepflegten Daten	Ihr Vertrieb in SAP-Anwendungen arbeitet
Acto	Außendienst vor und nach dem Besuch	Outlook, Salesforce, Dynamics 365, SAP C4C, App	ERP-Bestellhistorie, CRM-Daten, Besuchsberichte	Datenexport aus dem ERP, Geschäft mit Wiederbestellungen	Ihr Umsatz überwiegend bei Bestandskunden entsteht
snapADDY VisitReport	Außendienst nach dem Besuch	App (iOS, Android, Windows), Dashboard	Im Termin erfasste Angaben und Sprache	CRM für die Übergabe, Voice AI als Zusatz	Ihr Außendienst strukturierte Besuchsberichte braucht
tl;dv	Online-Meetings dokumentieren	Zoom, Google Meet, Microsoft Teams	Aufzeichnung und Transkript	Einwilligung der Teilnehmenden, CRM-Anbindung ab Pro-Plan	Viele Ihrer Termine online stattfinden
Apollo AI Assistant	Neukunden finden	Apollo, Slack, ChatGPT	Apollos Kontaktdatenbank	Apollo-Konto	Sie Outbound in großem Umfang betreiben

Die Gruppen folgen den Aufgaben. Fünf Tools arbeiten im CRM, zwei rund um den Außendienstbesuch, eines in Online-Meetings und eines in der Neukundengewinnung. Wer mehrere Aufgaben hat, kombiniert zwei Tools aus verschiedenen Gruppen.

Nach welchen Kriterien haben wir die Assistenten verglichen?

Wir haben jeden Assistenten an fünf Fragen gemessen: wo er arbeitet, welche Daten er kennt, was er voraussetzt, an welchem Hebel er dreht und wo seine Grenze liegt. Grundlage sind die Seiten der Anbieter, öffentliche Bewertungen auf G2, Capterra, OMR Reviews und Gartner Peer Insights sowie unsere Gespräche mit Vertriebsleitern im Großhandel. Selbst getestet haben wir die Tools nicht.

1. Wo arbeitet er? Ein Assistent, für den der Verkäufer ein weiteres Fenster öffnen muss, wird im Alltag übergangen. Zählen sollte, ob er in Outlook, im CRM, auf dem Smartphone oder am Telefon erscheint.
2. Welche Daten kennt er? Vorschlagen kann er nur, was in seinen Daten steht. Das können CRM-Einträge sein, E-Mail und Kalender, Sprache, eine Meeting-Aufzeichnung, eine Kontaktdatenbank oder die Bestellhistorie im ERP.
3. Was setzt er voraus? Gemeint sind CRM-Lizenz, IT-Aufwand und Datenqualität. 54 Prozent der Befragten im B2B-Marktmonitor 2026 wünschen sich standardisierte KI-Lösungen, die ohne IT-Aufwand einsatzbereit sind.
4. An welchem Hebel dreht er? Jedes Vertriebsprojekt muss den Umsatz pro Besuch erhöhen (richtige Kunden, richtige Themen) oder die Zahl der Besuche (weniger Verwaltung, mehr Zeit beim Kunden). McKinsey schätzt, dass Automatisierung und KI rund 20 Prozent der Kapazität eines Vertriebsteams freisetzen können.
5. Wo liegt seine Grenze? Jedes Profil nennt die Lage, in der das Tool nicht hilft.

Das erste Kriterium wiegt am schwersten, denn Vertriebssoftware wird im Büro gekauft und im Auto benutzt, oder eben nicht. Wir haben 64 Termine mit Vertriebsleitern im Großhandel ausgewertet, und das am häufigsten genannte Problem war fehlende Zeit: für Besuchsberichte im CRM, für die Vorbereitung von Terminen, fürs Nachfassen von Angeboten. Genau so sollte KI eingesetzt werden: Lästige Arbeit abnehmen, damit der Vertrieb sich wieder auf seine Kunden konzentrieren kann und sich die frustrierenden Abende im CRM komplett spart.

Ob ein Assistent genutzt wird, entscheidet sich am Nutzen für den Verkäufer. Ein Tool, das Mehrarbeit macht oder nach Kontrolle aussieht, bleibt geschlossen, egal wie gut die Demo war.

Welche KI-Vertriebsassistenten arbeiten direkt im CRM?

Fünf der neun Assistenten stecken in einem CRM oder in der Unternehmenssoftware eines großen Anbieters: Microsoft, Salesforce, HubSpot, Pipedrive und SAP. Sie kennen die Daten dieses Systems und setzen es voraus. Wenn Sie wissen, welches CRM bei Ihnen läuft, ist die Auswahl in dieser Gruppe deshalb meist schon getroffen.

Microsoft Copilot for Sales (heute Sales agent)

Microsoft führt Copilot for Sales inzwischen unter dem Namen „Sales agent“. Er holt Informationen aus dem CRM in Outlook und Teams: Er entwirft E-Mails und Follow-ups, schlägt nächste Schritte vor und hält im Teams-Meeting Erkenntnisse und Aufgaben fest. Nützlich ist er nur mit angebundenem CRM, derzeit Dynamics 365 Sales oder Salesforce Sales Cloud. Dazu kommen eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz und ein Administrator, der die Anbindung einrichtet. On-Premises-Installationen von Dynamics 365 oder Exchange unterstützt er nicht.

Seine Stärke liegt darin, dass er dort erscheint, wo viele Vertriebsteams ohnehin den Tag verbringen. Auf Gartner Peer Insights kommt er auf 4,2 Punkte bei 63 Bewertungen (Stand November 2026). Ein Director of Sales lobt dort die gesparte Verwaltungszeit für Teams in der Microsoft-Welt. Andere Bewertende kritisieren, dass die Qualität der Vorschläge schwankt, Ergebnisse Nacharbeit brauchen und der CRM-Abgleich nicht immer zuverlässig läuft.

Richtig, wenn Ihr Team in Outlook und Teams arbeitet und Dynamics 365 Sales oder Salesforce bereits gepflegt wird.

Salesforce Agentforce

Agentforce bündelt KI-Agenten innerhalb von Salesforce. Der SDR-Agent schreibt Erst-E-Mails, fasst nach und bietet Termine an. Fragen beantwortet er aus Produktunterlagen, die im Agent Builder hochgeladen werden. Er arbeitet mit den Objekten der Sales Cloud wie Leads, Accounts, Opportunities und Aufgaben, und laut Salesforce ist er für Firmen mit hohem Lead-Volumen gedacht.

Die Stärke ist die Tiefe im Salesforce-Datenmodell und eine sehr große Nutzerbasis: Agentforce Sales steht auf G2 bei 4,4 von 5 Punkten, bei 25.577 Bewertungen, die überwiegend noch das frühere Sales-Cloud-Produkt betreffen (Stand November 2026). Ein Rezensent auf dem AWS Marketplace fasst es so zusammen: Die Lernkurve ist eher hoch, der Aufwand lohnt sich aber. Die beschriebenen Agenten zielen auf neue Leads und den oberen Teil des Trichters.

Richtig, wenn Ihr Vertrieb in Salesforce arbeitet und viele eingehende Leads schnell qualifizieren muss.

HubSpot Breeze

Breeze ist die eingebaute KI von HubSpot. Den Breeze Assistant gibt es in jedem Core Seat, dazu kommen Agenten im Agent Hub. Der Prospecting Agent recherchiert passende Unternehmen, findet Kontaktdaten und entwirft E-Mails aus CRM-Daten. Er sendet sie selbst oder wartet auf Freigabe. Neben dem CRM nutzt er Website-Aktivität und öffentliche Informationen. Die Agenten werden über monatlich enthaltene HubSpot Credits abgerechnet. Laut einer Auswertung von Nutzerberichten lässt sich der Credit-Verbrauch bei hoher KI-Nutzung schwer planen.

Wir arbeiten selbst mit HubSpot. Der Sales Hub kommt auf G2 auf 4,4 von 5 Punkten bei 14.347 Bewertungen (Stand 1. Oktober 2026), und der Nutzen von Breeze wächst mit jeder Stunde, die ein Team ohnehin in HubSpot verbringt. Der Schwerpunkt des Prospecting Agent liegt auf neuen Kontakten.

Richtig, wenn HubSpot Ihr zentrales System ist und Sie Recherche und Anschreiben für neue Kontakte beschleunigen wollen.

Pipedrive AI

Der Sales Assistant sitzt direkt in Pipedrive, läuft auf OpenAI und greift auf Deals, Aktivitäten und Kontakte im Pipedrive-Konto zu. Bedient wird er per Text oder eingebauter Spracheingabe. Weitere KI-Funktionen in Pipedrive beantworten Fragen, fassen Inhalte zusammen und erzeugen Texte für Notizen und E-Mails. Die Support-Seite führt den Sales Assistant noch als Beta, Zusammenfassungen sind auf 300 Zeichen begrenzt.

Für kleine Teams ist die einfache Bedienung die Stärke: Pipedrive kommt auf G2 auf 4,3 Punkte bei 5.108 Bewertungen und auf Capterra auf 4,5 bei 3.064 (Stand November 2026). Ein Capterra-Rezensent kritisiert dagegen den Druck, teure KI-Funktionen dazuzubuchen.

Richtig, wenn ein kleines Team in Pipedrive arbeitet und vor allem Hilfe beim Schreiben, Zusammenfassen und Nachschlagen sucht.

SAP Joule

Joule ist der Assistent von SAP. Im Vertrieb aktualisiert er Opportunities anhand von Interaktionssignalen, empfiehlt nächste Schritte, erfasst Meeting-Erkenntnisse und legt Folgeaufgaben an. Seine Antworten beruhen auf den Daten und Berechtigungen des angemeldeten Nutzers. Damit hängt die Qualität an der Pflege: Uneinheitliche Opportunity-Phasen führen zu uneinheitlichen Zusammenfassungen, schreibt ein SAP-Partner in seinem Praxisleitfaden.

Auf G2 lobt ein Nutzer, wie natürlich Joule KI in alltägliche SAP-Aufgaben bringt. In der SAP Community nennt ein Anwender die Performance enttäuschend, allerdings mit Bezug auf S/4HANA Cloud Private Edition und nicht auf die Sales Cloud.

Richtig, wenn Ihr Vertrieb bereits in der SAP Sales Cloud arbeitet und die Daten dort einheitlich gepflegt sind.

Welche Assistenten unterstützen den Außendienst vor und nach dem Besuch?

Zwei Tools arbeiten rund um den Kundenbesuch: Acto klärt vorher, welcher Kunde dran ist und was angesprochen wird, snapADDY VisitReport erfasst danach den Besuchsbericht. Beide nehmen den Bericht per Sprache auf.

Acto

Kundenkarte eines Beispielkunden (Demodaten): Umsatz 24 % unter der Vorperiode, Begründung „2 Bestellpausen in 9 Wochen“ direkt darunter.

Acto ist Vertriebs-KI für den Großhandel und für Hersteller mit eigenem B2B-Direktvertrieb. Jede Nacht liest Acto die Bestellhistorie aus dem ERP und die CRM-Daten, bewertet jeden Kunden mit Machine-Learning-Modellen und KI-Agenten und sagt Innen- und Außendienst am Morgen, welchen Kunden sie ansprechen, warum und mit welchem Angebot. Nach dem Termin spricht der Außendienst den Besuchsbericht ein, und Acto macht daraus CRM-Notiz und Folgeaufgabe. Es läuft in Outlook, als Seitenleiste in Salesforce, Dynamics 365 und SAP C4C sowie in der App, über die Anbindung an SAP, Dynamics und Salesforce und weitere ERP-Systeme per Datenaustausch.

Die Stärke sind Kaufsignale, die in keinem CRM stehen: eine überfällige Nachbestellung, eine Warengruppe, die seit Monaten fehlt, ein Produkt, das vergleichbare Kunden kaufen. Bei unserem Kunden Schäfer Shop stieg der Umsatz im A/B-Test gegen eine Kontrollgruppe um 11,2 %. Fabian Wolff, Area Sales Manager bei Schäfer Shop, startet dort jeden Tag mit einer priorisierten Liste solcher Signale. Die Grenze ist ebenso klar: Acto ist nicht für Neukundengewinnung, Software-Vertrieb, B2C oder Projektgeschäft ohne Wiederbestellung gebaut, und Hersteller, die überwiegend über den Großhandel verkaufen, haben zu wenig eigene Bestelldaten. Kleinere Vertriebsorganisationen setzen Acto statt eines CRM ein; in großen Organisationen läuft es als Seitenleiste im CRM und ersetzt es nicht.

Richtig, wenn Sie Großhändler oder Hersteller mit Direktvertrieb sind, ab etwa 1.500 aktiven Kundennummern betreuen und Ihr Umsatz aus Wiederbestellungen entsteht.

snapADDY VisitReport

VisitReport ist eine mobile App für Besuchsberichte und Lead-Erfassung im Außendienst und auf Messen, ergänzt um ein Desktop-Dashboard für Vorbereitung, Auswertung und Nachbereitung. Teams legen eigene Fragebögen an, und die App funktioniert ohne Internetverbindung. Die zubuchbare Voice AI kennt den Fragebogen: Was der Außendienstler nach dem Termin ins Smartphone spricht, ordnet sie den richtigen Feldern zu. Die Berichte gehen anschließend ins CRM.

Auf OMR Reviews kommt snapADDY auf 4,8 Punkte bei 80 Bewertungen (Stand November 2026), wobei ein Teil der Bewertenden eingeladen wurde. Ein Rezensent berichtet dort, der manuelle Aufwand in der Messenachbearbeitung sei deutlich gesunken. Ein anderer findet es schwer zu erkennen, welche der snapADDY-Varianten zum eigenen Bedarf passt.

Richtig, wenn Ihr Außendienst oder Messeteam vor allem saubere, strukturierte Besuchsberichte nach festen Fragebögen braucht.

Welcher Assistent dokumentiert Online-Meetings?

Für Online-Meetings ist tl;dv der Assistent dieser Liste: Er zeichnet auf, fasst zusammen und schreibt die Ergebnisse ins CRM. Für Teams, die ihre Kunden vor Ort besuchen, lohnt eher ein Blick auf die Außendienst-Apps im Vergleich.

tl;dv

tl;dv nimmt Gespräche in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams auf und schreibt Transkripte, KI-Zusammenfassungen und Aufnahmen in HubSpot und Salesforce. In Pipedrive landen sie als Aktivität oder Notiz unter Deals und Kontakten, und die Felder lassen sich zuordnen. Die CRM-Anbindung gibt es ab dem Pro-Plan, einen Modus ohne Meeting-Bot ebenfalls. Vor jeder Aufzeichnung braucht es die Einwilligung aller Teilnehmenden.

Auf G2 erreicht tl;dv 4,7 Punkte bei 534 Bewertungen (Stand November 2026). Gelobt wird dort, dass aus Meetings durchsuchbare, strukturierte Information wird. Kritisiert wird, dass Transkripte bei mehreren Sprechern oder Hintergrundgeräuschen nachbearbeitet werden müssen und der Gratisplan Daten höchstens drei Monate aufbewahrt. Für Besuche vor Ort ist das Tool nicht gedacht.

Richtig, wenn ein großer Teil Ihrer Kundentermine online stattfindet und die Nachbereitung danach im CRM landen soll.

Welcher Assistent hilft bei der Neukundengewinnung?

Für Neukundengewinnung steht in dieser Liste der Apollo AI Assistant. Auf genau diese Aufgabe zielen die meisten Übersichten zum Suchbegriff.

Apollo AI Assistant

Der AI Assistant von Apollo übernimmt Prospecting, Anreicherung, Sequenzen, Workflows und Performance-Analyse. Er arbeitet auf Apollos Kontaktdatenbank, auch über Slack und seit April 2026 in ChatGPT. Nach einer Beta seit Oktober 2025 ist er seit dem 4. März 2026 allgemein verfügbar. Apollo gibt an, dass Nutzer des Assistant in den ersten 14 Tagen mit 36 Prozent höherer Wahrscheinlichkeit ein Meeting buchen.

Die Stärke ist das Tempo beim Aufbau von Listen und Anschreiben.

Richtig, wenn Sie im B2B-Outbound viele neue Kontakte ansprechen, etwa im Software-Vertrieb.

Wie wählen Sie den richtigen KI-Vertriebsassistenten aus?

Wählen Sie zuerst die Aufgabe, die Ihr Team am meisten Zeit kostet, dann das System, in dem es ohnehin arbeitet, und prüfen Sie zuletzt, ob der Assistent dort die Daten findet, die er braucht. Die Tabelle übersetzt das in typische Ausgangslagen.

Ausgangslage	Naheliegende Wahl
Großhandel oder Direktvertrieb, viele Bestandskunden, Außen- und Innendienst	Acto, eingebettet in Ihr CRM oder Outlook
Außendienst oder Messeteam, das vor allem saubere Besuchsberichte braucht	snapADDY VisitReport
Fertigung oder Dienstleistung mit vielen Online-Terminen	tl;dv, ergänzt um den Assistenten Ihres CRM
Vertrieb in Outlook und Teams mit Dynamics 365 oder Salesforce	Microsoft Copilot for Sales
Hohe Lead-Mengen in Salesforce	Salesforce Agentforce
Kleines Team in HubSpot oder Pipedrive	HubSpot Breeze oder Pipedrive AI
Vertrieb in der SAP Sales Cloud	SAP Joule
Software-Vertrieb oder B2B-Outbound	Apollo AI Assistant

Wer Außendienst steuert, prüft jeden Kandidaten an drei Fragen, die ein Verkäufer morgens hat:

• Zu wem fahre ich heute?
• Was biete ich ihm an?
• Wo brennt es gerade?

Ein Assistent, der auf diese Fragen eine fertige Antwort gibt, wird genutzt.

Muss der Verkäufer sich die Antwort aus Berichten selbst zusammensuchen, hat der Assistent schon verloren.

Kombinationen sind normal. Ein CRM-Assistent für E-Mails und Pipeline lässt sich gut mit einem Meeting-Tool für Online-Termine kombinieren, und ein Bestandsassistent kann als Seitenleiste im CRM laufen, das Sie behalten.

Erst die Aufgabe, dann das System: In dieser Reihenfolge bleiben meist zwei Kandidaten übrig.

Nicht für Sie: Wann bringt ein KI-Vertriebsassistent nichts?

Ein KI-Vertriebsassistent bringt nichts, wenn die Aufgabe fehlt, die er übernehmen soll, oder die Daten, aus denen er Vorschläge macht. In diesen Fällen sparen Sie sich die Einführung:

• Wenige Kunden: Als Faustregel kennt ein Verkäufer 30 bis 50 Kunden wirklich gut. Betreut Ihr Team kaum mehr, liefert eine Priorisierung wenig Neues.
• Leere Daten: Ein CRM, das niemand pflegt, oder ein Geschäft ohne Bestellhistorie gibt dem Assistenten nichts zu lesen.
• Eigene Prognosemodelle: Wer Modelle selbst bauen und steuern will, plant ein Projekt mit einer Analyseplattform.
• Nur Texte: Brauchen Sie vor allem Hilfe beim Schreiben und Zusammenfassen, reichen allgemeine KI-Tools. Ich habe dafür einmal 17 schnelle Ideen ohne neues Tool und ohne IT-Projekt gesammelt, von Gesprächszusammenfassungen bis zu Follow-up-Mails.

Eine Grenze hat jeder Assistent dieser Liste. Wo Umsatz in komplexer technischer Beratung entsteht, etwa wenn ein Hersteller mit dem Installateur ein System auslegt, entscheidet die Beziehung zwischen zwei Menschen.

„[…] am Ende des Tages legt KI kein System aus und arbeitet auch nicht an einer komplizierten Unterkonstruktion mit dem Installateur zusammen. Sondern da müssen harte Fakten auf den Tisch und die Mensch zu Mensch Beziehung ist da noch wichtiger.“
– Daniel Hesmer, Comm. Director, Walraven (Revenue Signals, Folge mit Daniel Hesmer)

Hersteller & Handel, 1:n-Beziehungen im Vertrieb und KI

Wie läuft ein Arbeitstag mit Acto im Großhandel ab?

Ein Arbeitstag mit Acto beginnt nachts mit dem ERP-Export und endet mit dem eingesprochenen Besuchsbericht. Dazwischen bekommt der Vertrieb fertige Hinweise dort, wo er ohnehin arbeitet. Den Engpass aus dem Kriterienteil, fehlende Zeit, adressiert Acto an beiden Enden: Es liefert morgens fertige Hinweise und erstellt nach dem eingesprochenen Besuchsbericht die CRM-Notiz. Im Großhandel lohnt sich das besonders, denn der Umsatz entsteht im Bestand, und die besten Kaufsignale stehen in den Auftragspositionen im ERP.

1. Nachts: Acto liest neue Auftragspositionen, Kunden- und Produktdaten per Export, SFTP oder Datenbankzugriff, empfohlen über einen Austauschserver, damit das laufende ERP unberührt bleibt. Wie das mit KI auf ERP-Daten funktioniert, steht auf unserer Produktseite.
2. Muster erkennen: Algorithmen und Machine-Learning-Modelle messen jeden Kunden an seiner eigenen Historie und an vergleichbaren Kunden. Umsatzentwicklungen werden dabei über 1, 3 und 6 Monate verglichen. Kauft ein Kunde ein Produkt sonst alle drei Monate und hat nach vier Monaten noch nicht nachbestellt, entsteht ein Hinweis, ebenso bei Produkten, die vergleichbare Kunden deutlich häufiger kaufen.
3. Prüfen: KI-Agenten prüfen jedes Signal auf Relevanz, etwa ob ein Termin schon geplant ist oder ein Angebot kürzlich abgelehnt wurde. Bestellt ein Gastronomiekunde seit drei Wochen nichts und steht im Besuchsbericht „Betriebsferien“, kommt eine Erinnerung nach den Ferien.
4. Morgens: In Outlook, im CRM oder in der App steht, welcher Kunde heute dran ist, warum und was der Verkäufer ansprechen sollte.
5. Vor dem Termin: Die Vorbereitung dauert rund zwei Minuten, unterwegs auch per Anruf.
6. Nach dem Termin: Der Außendienstler spricht den Bericht im Auto ein, CRM-Notiz und Folgeaufgabe entstehen automatisch.
7. Lernen: Rückmeldungen wie „angesprochen“ oder „nicht relevant, weil …“ fließen in den nächsten nächtlichen Lauf ein.

Wie gut diese Prüfung im Alltag trägt, sieht man an der Nutzung: Bei Schäfer Shop markiert der Vertrieb 92 % der vorgeschlagenen Signale als hilfreich. Bei Böllhoff erzielten Acto-Nutzer im Pilotprojekt 8,6 % mehr Umsatz als Nicht-Nutzer.

„Acto übernimmt die Datenarbeit, unser Team konzentriert sich auf die Kunden. Das macht uns effizienter und unsere Kunden zufriedener, weil wir immer zum richtigen Zeitpunkt mit dem passenden Angebot da sind.“
– Lisa Smith, Vertriebsleitung eSales, Böllhoff (Fallstudie Böllhoff)

Bis zu den ersten Signalen vergehen in der Regel 4 bis 6 Wochen, die IT richtet den Datenzugang einmal ein, mit 2 bis 3 Tagen Aufwand. Die Daten liegen in Frankfurt, die Vorhersagemodelle laufen nur auf den Daten Ihres Unternehmens. Mehr zur Vertriebssoftware für den Großhandel und zur KI-Software für den Außendienst finden Sie auf unseren Produktseiten.

Aus Auftrags-, Kunden-, Produkt- und Interaktionsdaten werden Risiken und Potenziale, die der Vertrieb beim Priorisieren, Vorbereiten und Nachbereiten nutzt.

Ihr erster Schritt für diese Woche funktioniert mit jedem Tool dieser Liste:

1. Notieren Sie, welche der vier Aufgaben Ihr Team die meiste Zeit kostet.
2. Wählen Sie damit eine Gruppe und setzen Sie die passenden Tools daraus auf die Shortlist.
3. Bitten Sie die ausgewählten Anbieter, an einem echten Datenauszug zu zeigen, was ihr Assistent für die Termine der kommenden Woche eines Ihrer Außendienstler vorschlagen würde.

Im Gespräch zeigen wir Ihnen an einem Auszug Ihrer Daten, welche Kunden Ihr Vertrieb in der kommenden Woche ansprechen sollte.

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Häufige Fragen zum KI-Vertriebsassistenten

Welcher KI-Vertriebsassistent eignet sich für den Großhandel?

Für Großhändler und Hersteller mit eigenem Direktvertrieb, deren Umsatz überwiegend aus Wiederbestellungen von Bestandskunden kommt, eignet sich ein Assistent, der die Bestellhistorie im ERP liest. In dieser Liste ist das Acto. Arbeitet Ihr Vertrieb dagegen vor allem an neuen Kontakten oder in Online-Meetings, sind die CRM-Assistenten, tl;dv oder Apollo die naheliegendere Wahl.

Wie holen wir den Betriebsrat ins Boot, bevor ein KI-Assistent im Vertrieb startet?

Den Betriebsrat holen Sie am besten vor der Auswahl ins Boot. Dabei benennen Sie den Zweck klar, also die Entlastung des Vertriebs, schließen eine Leistungskontrolle ausdrücklich aus und legen offen, welche Daten der Assistent liest und welche Auswertungen es gibt. In einem Gespräch mit einem Konzern hörten wir, dass beim Wort „KI“ im Betriebsrat schnell die Sorge vor Personalabbau mitschwingt. Eine kurze Live-Demo mit echten Beispielen gibt dort mehr Sicherheit als jede Folie.

Wo liegen die Daten eines KI-Vertriebsassistenten?

Wo die Daten eines KI-Vertriebsassistenten liegen, ist je Anbieter verschieden und steht nicht immer auf der Produktseite. Fragen Sie nach dem Speicherort, nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und danach, ob Ihre Daten zum Training von Modellen für andere Kunden genutzt werden. Bei Meeting-Tools kommt die Einwilligung aller Teilnehmenden in die Aufzeichnung dazu.

Welche Daten sollten wir vor dem Start aufräumen?

Aufräumen sollten Sie nur die Daten, die der gewählte Assistent tatsächlich liest. Bei CRM-Assistenten sind das Kontakte, Zuständigkeiten und Opportunity-Phasen. Bei einem Bestandsassistenten zählen eindeutige Kundennummern und eine saubere Gebietszuordnung. Ein großes Datenprojekt vorab brauchen Sie dafür nicht.

Wie messen wir, ob der KI-Verkaufsassistent wirkt?

Ob ein KI-Verkaufsassistent wirkt, messen Sie mit einer Kontrollgruppe: Ein Teil des Teams nutzt ihn, ein vergleichbarer Teil nicht. Legen Sie vorher eine Kennzahl und den Zeitraum fest, etwa den Umsatz je Kunde in betreuten Gebieten oder die Zahl der Kundenkontakte pro Woche. Wer erst nach dem Start entscheidet, was gemessen wird, findet hinterher immer eine passende Zahl.

Was mache ich, wenn mein erfahrenster Außendienstler den Assistenten nicht nutzt?

Ein erfahrener Außendienstler nutzt einen Assistenten, wenn der ihm etwas sagt, das er noch nicht weiß. Zeigen Sie ihm die Hinweise zu seinen eigenen Kunden und lassen Sie ihn markieren, welche falsch sind. Bei Acto machen seine Rückmeldungen das System besser, und er erlebt den Assistenten als Hilfe statt als Aufsicht.